Como replicar seus projetos no iClips

"Salvar como" do projeto - Aprenda em poucos minutos como copiar um projeto mantendo as principais informações

Você possui um contrato de fee mensal e realiza o mesmo projeto para o mesmo cliente todos os meses? Isso acontece também entre diferentes clientes? Com essa novidade no "salvar como" do projeto no iClips ficará ainda mais fácil replicar informações para projetos, clientes e datas diferentes.

O primeiro passo é abrir o projeto como você já faz normalmente. Preencha as informações de cliente, atendimento, briefing, selecione as peças e tarefas, marque os responsáveis...

Feito isso, clique em SALVAR COMO.

Salvar como giff

 

Um pop up será aberto para que você preencha as informações. Por padrão, o sistema exibe o título do projeto atual, mas você pode alterá-lo no campo de título.

O cliente também pode ser mantido ou alterado conforme sua necessidade. 

print 1 salvar como

Assim como já acontecia antes, ao salvar como, os atendimentos, o briefing e as atividades (peças e tarefas) permanecem iguais aos do projeto original. Você também pode escolher ou não copiar as seguintes informações:

  • Orçamentos: todos os orçamentos do projeto-base serão copiados com as mesmas informações para o novo projeto.
  • Eventos: todos os eventos do projeto-base serão copiados com as mesmas informações para o novo projeto, com a diferença que a data do evento irá se manter.

A novidade é que agora você também pode escolher manter ou não os responsáveis  e as datas das atividades. O que muda?

  • Responsáveis das atividades: quando você seleciona esse item os responsáveis de todas as tarefas e etapas do fluxo das peças são copiados de um projeto para o outro. Antes essa opção era obrigatória e agora se tornou opcional.
  • Datas das atividades: quando você seleciona essa opção as datas de todas as tarefas e etapas do fluxo das peças são copiadas. Com um diferencial: é possível manter as mesmas datas ou adiá-las por dias ou meses. 

Quando eu escolho MANTER as datas é simples, elas continuam as mesmas do projeto original. Se eu tenho uma tarefa no projeto 1 para ser realizada entre os dias 15/01 e 17/01 ela permanece dessa forma no projeto 2 quando eu salvar como.

print 2 adiar datas do salvar como

Quando eu escolho a opção ADIAR DATAS um mundo de opções se abre. Vamos entender como isso funciona na prática.

print 3 adiar datas do salvar como

Adiar datas por um número de DIAS pulando os dias não úteis: você escolhe o número de dias para acrescentar à data de início e fim de cada atividade e, se alguma data da atividade cair no final de semana ou feriado, o iClips transfere essa data para o próximo dia útil.

Vamos supor que eu tenho um projeto com uma peça de post de facebook com as seguintes etapas do fluxo:

Criação 14/01/19 a 16/01/19 (segunda a quarta-feira)
Revisão 17/01/19 a 18/01/19 (quinta a sexta-feira)
Publicação 21/01/19 (segunda-feira da semana seguinte)

Se eu escolher adiar 2 dias pulando os dias não úteis o sistema irá somar 2 à todas as datas mas, se alguma delas cair no final de semana, ela é transferida para o próximo dia útil. Nesse exemplo ficaria assim:

Criação 16/01/19 a 18/01/19 (quarta a sexta)
A revisão em tese ficaria de 19/01/19 a 20/01/19. Porém, dias 19/01 e 20/01 são finais de semana, "engolindo" o prazo do responsável, que não teria nenhum dia útil para realizar uma atividade que originalmente teria que ser realizada em 2 dias úteis. Escolhendo a opção de adiar datas pulando dias não úteis a atividade de revisão ficará entre as datas 21/01/19 a 22/01/19 (segunda a terça-feira da semana seguinte).
Publicação: 23/01/19 (quarta-feira).

 ➤ Adiar datas por um número de DIAS corridos: nessa opção o iClips acrescenta o número de dias determinado por você para as datas de início e fim, independente de caírem em finais de semana ou feriados. 

print 4 pular dias uteis

No exemplo acima, adiando 2 dias nessa opção as etapas ficariam assim:

Criação 16/01/19 a 18/01/19 (quarta a sexta-feira)
Revisão 19/01/19 a 20/01/19 (sábado a domingo)
Publicação 23/01/19 (quarta-feira)

Lembrando que o atendimento pode escolher a opção que melhor se encaixa no cenário da agência e fazer as alterações manualmente como nesse caso da revisão cair no final de semana.

Por isso quando você seleciona a opção de copiar as datas o iClips sugere que você altere o status do projeto para "stand by", porque copiando datas e responsáveis e mantendo o job no status de AUTORIZADO as peças e tarefas vão diretamente para a criação e é bom que o gestor de projetos faça uma conferência antes de enviar as demandas para os responsáveis.

print 4 sugestão

Adiar datas por um número de MESES pulando os dias não úteis: nessa opção você mantém os dias da etapa e altera o mês.

Seguindo ainda o exemplo acima, adiando 1 mês as datas das etapas ficariam assim:

Criação 14/02/19 a 18/02/19 (como 16/02 é sábado, a data final ficou no próximo dia útil)
Revisão 18/02/19 a 19/01/19 (nesse caso a data inicial dessa etapa seria 17/02, mas como esse dia é domingo, ela foi para segunda-feira, dia 18/02/19)
Publicação 21/02/19 (quinta-feira)

Adiar datas por um número de MESES sem pular os dias úteis: nesse caso as datas são adiadas para o mês escolhido, independente das etapas caírem ou não em feriados ou finais de semana.

No nosso exemplo, adiando um mês, ficaria assim:

Criação 14/02/19 a 16/02/19 (quarta a sexta-feira)
Revisão 17/02/19 a 18/02/19 (domingo a segunda)
Publicação 21/02/19 (quinta-feira)

Algumas observações importantes:

  • A data de entrada do projeto será por padrão a data em que você está copiando aquele projeto.
  • As datas de apresentação e conclusão vão ser alteradas de acordo com a diferença que havia entre elas e a data de entrada do projeto antigo. Exemplo: se entre a data de entrada e a data de apresentação existem 3 dias quando eu salvar como esse projeto na data de hoje a data de apresentação será a data de hoje +3 dias.
  • A data dos eventos, caso eles sejam copiados, irá se manter ao salvar como o projeto.
  • Feriados municipais e estaduais contam como dias úteis no iClips, os feriados que serão pulados são os nacionais:

1º de janeiro: Ano Novo

21 de abril: Tiradentes

1º de maio: Dia Mundial do Trabalho

7 de setembro: Independência do Brasil

12 de outubro: Nossa Senhora Aparecida

2 de novembro: Finados

15 de novembro: Proclamação da República

25 de dezembro: Natal

Datas variáveis: terça-feira de Carnaval, Sexta-feira Santa e Corpus Christi.

Essa nova funcionalidade vai ajudar bastante as agências que possuem padrões de trabalho muito semelhantes para diferentes datas ou clientes.

Não se esqueça de contar pra gente o que achou!


Encontrou sua resposta?