A importância do arquivo XML para a emissão de notas fiscais através do iClips

Ao abrir um chamado com nosso suporte sobre Nota Fiscal, é necessário possuir o xml em mãos. Entenda porque:

Muitas vezes recebemos e enviamos notas fiscais para os clientes em formato PDF. Ele é visualmente mais fácil de enxergar as informações e cada prefeitura ou sistema de emissão de notas pode ter uma configuração padrão para exibir as informações.

Por isso, as notas fiscais possuem também uma versão em formato XML, que é um formato padrão contendo todas as informações importantes referentes àquela nota fiscal. Muitas vezes alguma informação que não está visível no PDF consta no XML e por isso ele é essencial para a configuração inicial de emissão de notas no iClips.

O XML é como se fosse a identidade da nota e é por ele que as informações são transmitidas para a Receita e também ele é que tem validade jurídica e fiscal. Ele contém dados da agência, do cliente, além de informações e valores do serviço prestado e de impostos.

Quando você vai emitir notas pela primeira vez no iClips, o XML será essencial para o preenchimento de alguns dados lá em configurações > agências > nota fiscal e impostos.

Tanto o código de tributação do município quanto o item da lista de serviços podem ser encontrados no XML da sua nota fiscal. Passando o mouse sobre esses campos no iClips você consegue inclusive saber como localizá-lo. Caso sua agência possua mais de um código de tributação (ou CNAE) basta separá-los por ponto e vírgula e, na hora da emissão da nota, o sistema vai te permitir qual deles utilizar.

Pelo XML da nota conseguimos também saber se o CNPJ da agência faz parte de algum regime especial de tributação e qual a série da nota, 1, E ou NF.

Muitos erros durante a primeira emissão são causados por falhas no preenchimento, por isso fique sempre atento se preencheu corretamente:

Dados do cliente (tomador)

Para emitir uma nota com sucesso, é preciso que todas as suas principais informações como razão social, CNPJ, endereço, email e telefone estejam preenchidas corretamente. O caminho é configurações > clientes.

Dados da agência (prestador)

Lá em configurações > agências > dados preencha com as informações como razão social, CNPJ, inscrição municipal e estadual, endereço e email.

Na aba de notas fiscais e impostos:

  • Ambiente: selecione sempre o ambiente de produção, pois nem todas as prefeituras permitem a emissão através do ambiente de homologação.
  • Códigos de serviço: esses campos podem sofrer alteração de acordo com a cidade. Mas normalmente envolvem: código de tributação do município ou CNAE e item da lista de serviços. Essas informações estarão sempre no seu XML.
  • Validação: aqui você insere seu certificado A1 e senha e/ou login e senha na prefeitura.
  • Em alguns casos o sistema pede também número de série, lote e RPS.
    • A série pode ser encontrada no XML da nota. Normalmente é 1, E ou NF.
    • O lote você pode começar colocando o número 1.
    • O RPS você pode colocar o número da última nota emitida no site da sua prefeitura.

    • Impostos: nessa parte você vai informar o valor aproximado dos tributos, se o CNPJ faz parte de algum regime especial de tributação e se o regime é simples ou lucro presumido e quais são as alíquotas. 

    Depois disso você estará apto a fazer a emissão das notas.
    Lembre-se sempre que seu contador é seu melhor amigo nesses momentos, pois ele possui informações importantes sobre a sua prefeitura e seu CNPJ.