Como abrir um Projeto no iClips

Como abrir um Projeto no iClips

A aba de Projetos  no iClips é muito útil para gerenciar as demandas solicitadas por um determinado cliente. Consideramos que o Projetos é o coração do iClips, por meio dele é possível integrar todos os departamentos da empresa, gerar demandas e acompanhar todas as peças/tarefas solicitadas. 

Cada projeto é representado por um número que é seu identificador único. Ao lançar o primeiro Projeto no iClips, ele receberá o número 1, o segundo Projeto receberá o número 2, seguindo a sequência. 

Para criar um Projeto, vá em Projetos -> Projetos. Clique no botão "+".

giff projetos

Uma nova tela vai se abrir com os campos de preenchimento, sendo que os campos em vermelho são obrigatórios. Observe!

Dicas importantes:

  • A prioridade do Projeto vai organizar a pauta dos funcionários envolvidos e o Dashboard de cada área.
  • Somente projetos com Status ‘Autorizado’ ou ‘Risco’ são enviados aos controles do tráfego. Para o iClips, a sinalização desses 2 status é o comando para dar start ao Projeto. 
  • Os campos Fee Mensal e Verba vão ser preenchidos caso o Projeto esteja relacionado a algum contrato de Fee ou se tiver uma verba fixa para ser gasta. 
  • Um mesmo Projeto pode estar relacionado a diversos modelos de Projeto . (Entenda o Modelo de Projeto no Menu Cadastros). 

Utilizando os recursos de navegação na área da esquerda da tela, você terá os demais campos de preenchimento. 

Briefing

Você deverá responder as questões que foram cadastradas no iClips ao criar o modelo de Projeto . (Volte ao menu Cadastros para aprender a inserir os dados).

Nessa tela, você pode inserir as informações e utilizar os recursos de edição de texto. Também é possível imprimir o briefing clicando no ícone de impressora no canto superior direito da tela.

Tarefas

Ao criar o modelo de projeto, você também pode definir quais tarefas ele terá. Se você fizer isso, basta acessar o menu TAREFAS na barra superior para visualizar as atividades. 

Clicando em cima delas, o iClips abre uma área na direita da tela para que você informe prazo, responsáveis e demais especificações da tarefa. 

Porém, se for necessário criar tarefas pontualmente para o projeto, basta digitar o nome da tarefa no campo "digite para adicionar uma nova tarefa" e teclar ENTER.

É possível também criar uma relação. Ela serve como um atalho para que quem for executar a tarefa. Quando a pessoa entrar na tarefa através do seu dashboard ela já poderá clicar e ir direto para a tarefa a ser executada, como um mapa de mídia ou um orçamento, por exemplo. Veja no vídeo abaixo a criação da tarefa com relação e como ela chega na pauta  

giff relação tarefas

Assim fica muito mais fácil para o responsável 

Peças

As peças já vinculadas ao modelo de projeto escolhido na abertura do projeto irão aparecer automaticamente. Caso queira adicionar novas peças, é só digitar o nome delas no campo "digite para adicionar uma nova peça". Se a peça já estiver cadastrada, é só clicar no nome dela. Caso ela não esteja você pode adicionar nesse momento clicando em "add". 

Um pop-up vai se abrir para que você detalhe informações da peça, como serviço, valor cobrado pela agência e briefing.

Depois de clicar em "salvar e continuar" é possível escolher um dos padrões de workflow ou criar um workflow do zero.

Ao clicar na peça é aberto um menu à direita para o preenchimento dos dados relativos àquele projeto.

Em dados você irá marcar informações importantes como: É uma peça de rede social? Qual/Quais? Essa peça vai demandar um orçamento com um fornecedor? Haverá necessidade de pedido de inserção (PI) com algum veículo? 

giff dados da peça

Se o briefing da peça não veio preenchido do cadastro da peça, o atendimento pode incluir essa informação agora. É ali também que pode-se preencher o formato da peça, serviço a ser executado, data de programação e publicação e também o status em que ela se encontra.

Na aba de workflow você irá definir ou alterar o fluxo da peça, selecionando as datas e responsáveis por cada etapa do trabalho e organizando a ordem do fluxo. 

Dica importante: Se na sua agência existe um profissional específico para fazer o tráfego das peças na criação, limite-se a apenas inserir a peça solicitada pelo cliente. Este comando já sinaliza o tráfego da agência sobre a chegada de novos trabalhos. 

As outras abas das peças são:

  • Texto: se a peça for de rede social aparecem campos de preenchimento para cada uma. Normalmente é a criação quem vai preencher essas informações em seu dashboard mas, se o atendimento quiser deixar algum comentário específico, é possível nesse local.

  • Layout: depois que o criativo inserir layous naquela peça o atendimento consegue ver por ali.
  • Comentários: tanto os que forem feitos pelos funcionários da agência quanto pelos clientes através do iJob podem ser visualizados nessa aba.


Ao final do preenchimento, você terá uma listagem completa das peças que fazem parte do Projeto . A sinalização colorida na barra da esquerda, indicará a situação delas em relação ao andamento do projeto . 

Layout

Aqui é o local para arquivamento e visualização das artes criadas para cada peça. Caso o atendimento queria adicionar um layout, é só clicar em "Novo Layout". Um pop-up vai se abrir para que você insira a imagem e informe a qual peça ela pertence. 

IMPORTANTE: Este mesmo recurso de inclusão de layout estará disponível para o setor de criação. Nesse caso, o layout inserido na criação aparecerá automaticamente na tela do Projeto.

Anexos

Neste local você pode inserir variados anexos relacionados ao Job e que tenham que ser compartilhados entre a equipe de criação. Basta clicar no botão "Novo Anexo" Um pop-up vai se abrir para você importar o arquivo.


Depois disso, é só salvar o Projeto que as demandas seguirão para o tráfego direcionar ou diretamente para os responsáveis marcados. 

Muito fácil, não é mesmo?

Links relacionados:

  • Como o fluxo do job chega na pauta de criação
  • Como localizar um job no iClips
  • Sou do atendimento e gostaria de enviar as demandas para a criação, como fazer isso?
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